Combien de temps passez-vous en moyenne en rencontre dans une semaine? Si vous avez répondu autour de 6 heures, vous êtes dans la moyenne des Canadienn·nes. Notre formatrice Mathilde Einhorn vous révèle quelques astuces pour optimiser vos réunions d’équipe et profiter de ces moments pour faire efficacement avancer vos projets.

Il existe des indications selon lesquelles le nombre d’heures passées en réunion a augmenté au cours des dernières années dans de nombreux pays, y compris le Canada. Cette tendance peut être attribuée à plusieurs facteurs. Avec l’essor du télétravail et l’utilisation généralisée d’outils de communication en ligne tels que les visioconférences et les plateformes de collaboration, il est devenu plus facile de tenir des réunions à distance, ce qui peut entraîner une augmentation du nombre total de réunions.

Les réunions sont des occasions de collaboration où les idées sont partagées, discutées et développées. Bien menées, elles favorisent une communication fluide et une meilleure compréhension entre les membres de l’équipe, ce qui peut conduire à des décisions plus riches et à des résultats plus efficaces et satisfaisants pour tout le monde.

Mais trouvez-vous que vos réunions sont toutes utiles et bien menées? Si vous avez répondu non, vous êtes encore une fois dans la moyenne des répondant·es. En Amérique du Nord et en Europe, on admet que les réunions auxquelles nous sommes conviés jour après jour ne sont pas toutes pertinentes et surtout bien menées.

Mener efficacement une rencontre est une compétence qui ne peut plus être laissée au hasard. Il ne suffit plus d’espérer avoir les bonnes réactions au moment opportun! Avec le rythme rapide du monde du travail et les multiples tâches que chacun doit accomplir, il est crucial de bien orchestrer le temps passé en réunion. 

5 éléments à retenir pour une tenue de réunions efficaces

Gérez mieux le temps:

Les réunions qui ne respectent pas l’heure prévue, qui débordent ou qui manquent de structure temporelle sont l’irritant généralisé! Une gestion inefficace du temps peut entraîner plusieurs pertes : une perte d’engagement, d’intérêt, de contribution, de résultats, et même de la crédibilité de la personne responsable. La rigueur dans la tenue d’un horaire, ou encore planifier la bonne durée allouée à chacun des points est au cœur de plusieurs aspects importants: assurer la productivité, maintenir l’engagement, et permettre la satisfaction de tous.

Clarifiez l’objectif:

Lorsque les objectifs de la réunion ne sont pas clairs ou sont mal définis, les impacts sont nombreux : participant·es désorienté·es, qualité des interventions moins valable, perte de temps, et résultats laissés au hasard. En clarifiant les objectifs, vous permettez à chacun de contribuer pleinement aux résultats, et cela affecte positivement la mobilisation!

Préparez-vous:

Les réunions inefficaces sont souvent le résultat d’un manque de préparation de la part des organisateur·trices et des participant·es. Le manque de documentation, de données ou de matériel pertinent peut entraver la productivité de la réunion, mais aussi contribuer à un climat d’insatisfaction et de frustration au-delà de la réunion. Et n’oubliez pas de réfléchir à vos participant·es. Des invitations mal planifiées donc des participant·es mal ciblé·es, car cette erreur affecte considérablement l’engagement.

Prenez les rênes:

Bien gérer le déroulement c’est prendre la responsabilité du bien de tous. Impliquez-vous comme animateur·trice durant vos réunions. Des réunions bien dirigées sont plus susceptibles de maintenir l’attention et l’engagement des participant·es. Cela signifie qu’ils sont plus enclins à partager leurs idées et à travailler ensemble vers des solutions.

Faites le suivi:

Lorsque les responsabilités ne sont pas attribuées de façon claire et que les actions ne sont pas suivies une fois la réunion terminée, cela peut compromettre la mise en œuvre des décisions prises lors de la réunion. Vous pourriez vous retrouver à faire des réunions qui tournent en rond en revenant sans cesse sur des décisions déjà discutées et déjà approuvées!