Les dernières années, le travail s’est invité dans nos maisons telle une invasion à domicile, transformant du jour au lendemain notre espace privé en salle de réunion virtuelle. Plus de deux ans plus tard, c’est le grand retour au bureau, mais l’enthousiasme des employés à revenir en présentiel se fait toujours discret. Comment faire évoluer le rôle du bureau pour qu’il redevienne pertinent et attrayant pour les employés? Voici quelques pistes de solution par Joanie Couillard, formatrice et conférencière Infopresse.

Les bean bags ne rendent pas les gens plus créatifs 

Rares sont ceux qui ont envie de venir au bureau pour envoyer leurs courriels ou faire une rencontre sur Teams. Pour motiver les employés à se déplacer, l’expérience proposée doit être complémentaire à celle vécue à la maison.

Et être très attrayante. En mode hybride, il faut repenser le rôle du bureau comme un pilier de l’expérience employé plutôt qu’uniquement comme un lieu pour effectuer des tâches. La réflexion ne doit pas se concentrer exclusivement sur le lieu, mais plutôt sur l’expérience globale que nous souhaitons faire vivre aux employés.

Le bureau a toujours sa raison d’être, il est l’endroit où les gens construisent leur confiance grâce à l’interaction avec les autres, se motivent et apprennent les nuances de leur travail en observant leurs pairs. Tel qu’abordé lors du sommet marketing RH dans mon segment Bonifier l’expérience employé en repensant les espaces de travail, il faut se questionner sur ce qui permet d’améliorer concrètement l’expérience employé en fonction des rituels, des outils en place et de la manière dont les gens travaillent. Il ne suffit pas d’avoir une salle avec des bean bags pour que les gens se mettent soudainement à être créatifs. Par contre, mettre à la disposition des employés des tableaux blancs ou des logiciels interactifs de collaboration comme Miro, ainsi qu’instaurer des rituels où du temps de qualité est alloué à la démarche créative aura un impact majeur sur la créativité.

L’ère des pantoufles corporatives

Pour attirer et retenir les talents, les organisations doivent offrir aux employés l’espace dont ils ont besoin pour s’épanouir : plus de flexibilité, plus de possibilités et un environnement capable d’évoluer avec leurs besoins.

Il y a autant de possibilités qu’il y a d’entreprises : des lieux de rencontres informelles afin de stimuler le maillage entre les employés, des cabines insonorisées pour le travail de concentration, une bibliothèque de savoir pour la formation, une salle de recrutement pour exposer les candidats aux projets phares, une salle d’innovation pour remettre en question le statu quo. Chaque composante doit être judicieusement réfléchie. On considère souvent le côté social du bureau, mais il ne faut pas sous-estimer l’aspect bien-être : acoustique, lumière naturelle, technologie et biophilie. Le bureau compétitionne avec le confort et la quiétude de la maison, après deux ans à travailler en pantoufles, les attentes des employés se sont amplifiées.

Une marque, c’est plus qu’un logo sur une tasse

Véritable carrefour pour la culture et les talents, l’environnement de travail d’une organisation peut être distinctif et avoir une signature spatiale propre, basée sur l’ADN de la marque. Le bureau offre un canevas puissant pour communiquer la raison d’être, la personnalité et la culture d’entreprise. Le besoin de sentir que notre travail a un sens et que les valeurs de l’entreprise sont cohérentes avec les nôtres résonne de plus en plus pour la nouvelle génération de travailleurs. Si demain matin, une entreprise quitte ses locaux et que son concurrent est en mesure de s’installer en changeant uniquement le logo derrière la réception, c’est qu’elle a manqué une opportunité d’utiliser ses espaces pour proposer une expérience unique à ses employés et mettre de l’avant ce qui la distingue comme employeur.

Faire de la place pour la piste de danse

Pour la relève qui arrive sur le marché du travail depuis 2020, l’état actuel de votre bureau est l’image qu’elle se fait du dynamisme de votre entreprise : un cimetière de postes de travail. Essayer de recréer l’ambiance d’avant dans un lieu où 50 % des bureaux servent de ramasse-poussière 3 jours par semaine, c’est comme essayer de faire lever le party dans un bar sans musique. En retirant des postes de travail, l’espace devient disponible pour créer des lieux pouvant accueillir de nouveaux rituels qui répondront mieux aux besoins actuels des employés : intégration des nouveaux employés, formation, collaboration, créativité, etc. Certaines actions très simples peuvent avoir un impact, comme transformer un bureau fermé en une salle de rencontre adaptée au travail hybride ou prévoir des îlots de compagnonnage pour les nouveaux employés, qui pourront s’asseoir chaque jour auprès de nouveaux collègues pour améliorer leur intégration.

Le pouvoir insoupçonné de la machine à café

C’est au gré des rencontres informelles et du choc des idées entre des personnes de fonctions ou d’expériences différentes que naissent nombre des idées les plus innovantes. Ce type d’interactions accidentelles ne se planifie pas, il n’existe donc pas en virtuel. Durant la pandémie, alors que le sentiment d’appartenance envers les équipes de travail s’est resserré, les relations inter-équipes ont été les plus durement éprouvées. Un moyen de stimuler l’informel est de prévoir un aménagement qui favorise le déplacement des employés dans le bureau durant la journée : axes de circulation centraux, cafétéria utilisée à toute heure du jour, lieux de rencontre répartis dans l’espace, stations de café et d’eau à proximité des aires de travail.

Tout le monde a un siège préféré dans l’autobus

Même dans un contexte de totale flexibilité, l’humain est un être d’habitudes. C’était vrai dans l’autobus scolaire, c’est encore vrai dans le bureau en mode hybride. Que les bureaux soient assignés ou non, les gens finiront par s’asseoir relativement toujours au même endroit. Tout simplement parce que la motivation principale à la présence au bureau est de voir ses collègues. L’aménagement par quartiers (neighbourhoods) permet donc de favoriser ce sentiment de communauté à travers des équipes de projets ou d’expertises en créant un regroupement d’aménagements variés destinés à l’usage de certains groupes. La synchronisation des visites se fait donc naturellement et le repérage est facilité lorsqu’on se retrouve tous dans le même secteur du bureau. 

De plus, le travail en mode hybride amène souvent davantage de fatigue que le 100 % virtuel ou présentiel, puisqu’avec la flexibilité vient la perte de la routine. Il est possible d’alléger la charge mentale liée au travail hybride en instaurant une routine d’équipe sur les jours de présence, en mettant à la disposition des employés des casiers personnels répartis dans le bureau ou en aménageant des salles spécifiques à la mise en place de rituels d’équipe : matinée créative, statut de production, lunch and learn.

Pour conclure, oui, il y a aura donc encore des bureaux dans le bureau de demain. Mais beaucoup moins, afin de laisser une plus grande place à la diversité de l’aménagement. Découvrez une étude de cas de lg2 architecture.